Informativa sulla privacy | adottaunmicio.it

1 Titolare del Trattamento dei Dati

Quando invii una richiesta di adozione o una candidatura, il Titolare del trattamento è l'associazione indicata nella scheda: è chi decide le finalità e i mezzi del trattamento, valuta la tua richiesta e ti ricontatta.

adottaunmicio.it tratta quegli stessi dati per conto dell'associazione, in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR: fornisce il portale, conserva i dati e recapita le comunicazioni, senza usarli per finalità proprie.

Le email che ricevi da noi rientrano in questo rapporto: sono comunicazioni di servizio legate alla tua pratica, partono da una casella del portale e riportano l'associazione come destinatario delle risposte. Non ti verrà mai inviata alcuna comunicazione promozionale, e nelle email non sono presenti pixel o strumenti che segnalino se le hai aperte.

Gli avvisi inviati agli operatori delle associazioni non contengono i tuoi recapiti, i tuoi messaggi né i tuoi allegati: riportano soltanto il riferimento della pratica e un collegamento al portale, dove l'accesso è tracciato.

Come contattare l'associazione titolare: email e telefono sono nella sua pagina pubblica, raggiungibile dall'elenco delle associazioni; rispondendo alle email della pratica scrivi direttamente all'associazione.

Gli account degli operatori (invito, profilo, permessi, disattivazione, eliminazione e registro delle operazioni) sono trattati per conto dell'associazione, che ne è Titolare, con il gestore come Responsabile.

Per i trattamenti propri del portale — sicurezza del portale condiviso, log tecnici contro gli abusi, dati di registrazione delle associazioni, richieste di supporto e diagnostica — il Titolare è Danny Perondi, che gestisce il portale come persona fisica e risponde all'indirizzo indicato qui sotto. Non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati: non ricorrono i presupposti dell'art. 37 GDPR.

Per qualsiasi informazione, richiesta di chiarimento o esercizio dei diritti privacy, è possibile contattare i referenti all'indirizzo email: privacy@adottaunmicio.it.

2 Tipologia di Dati Personali Raccolti

A. Dati dell'utente per richieste adozione

Nome, cognome, email, recapito telefonico, tipo di richiesta, messaggio facoltativo e dichiarazione di avere almeno 18 anni (senza documenti).

B. Candidature di volontariato e stallo

Tipo di disponibilità, nome, cognome ed email; facoltativamente telefono, città, provincia, ore disponibili, esperienza, alloggio e presentazione; dichiarazione di avere almeno 18 anni, senza documenti. Il curriculum non viene raccolto; eventuali immagini arrivano solo nei messaggi della pratica.

C. Messaggi e allegati della pratica

Il testo dei messaggi scambiati con l'associazione e gli eventuali file o immagini caricati dall'interessato. Gli allegati sono conservati in un'area non pubblica del server e non vengono allegati alle email.

D. Dati di operatori e amministratori

Nome, cognome, email istituzionale e credenziali protette con cifratura irreversibile.

E. Richieste di supporto

Associazione, autore, ruolo, categoria, oggetto, pagina di provenienza, conversazione ed eventuali schermate allegate. Una schermata può mostrare incidentalmente dati di una pratica: viene consultata soltanto per risolvere la segnalazione.

F. Dati tecnici di sicurezza

Registro delle operazioni amministrative, non modificabile dagli operatori tramite il portale, e conteggio dei tentativi di accesso non riusciti.

G. Account degli operatori invitati

Nome, cognome, email, telefono, associazione, ruolo e autorizzazioni dell’account. Identità e designazione sono verificate e conservate direttamente dall’associazione e non vengono caricate nel portale.

H. Adesione delle associazioni

Dati identificativi e sede dell’associazione, territorio, email, referente e presentazione; solo dopo il primo controllo, telefono del referente, legale rappresentante, dichiarazione RPD, statuto, accordo DPA ed eventuale documento d’identità se la firma è autografa. Recapiti e presentazione della pratica non vengono pubblicati automaticamente.

I. Storie di adozione

Titolo, racconto, nome pubblicato della famiglia, data dell’adozione e fotografie che l’associazione vorrebbe pubblicare; nome e email della persona a cui si chiede il consenso, con la provenienza del recapito; prova del consenso (versione, data e impronta del contenuto approvato). Non si pubblicano volti riconoscibili né nomi di minori.

3 Finalità e Basi Giuridiche del Trattamento

1. Richiesta e pratica di adozione

Base giuridica: misure precontrattuali adottate su tua richiesta e, se l'affido si conclude, esecuzione dell'accordo con l'associazione (Art. 6, par. 1, lett. b, GDPR). Titolare: l'associazione del gatto. Accedono: i suoi operatori autorizzati e il gestore come responsabile.

2. Candidature di volontariato e stallo

Base giuridica: misure precontrattuali adottate su tua richiesta (Art. 6, par. 1, lett. b, GDPR). Titolare: l'associazione scelta. Accedono: i suoi operatori abilitati alle candidature e il gestore come responsabile.

3. Adesione delle associazioni

Base giuridica: misure precontrattuali richieste dall'associazione che chiede di aderire (Art. 6, par. 1, lett. b, GDPR). Titolare: il gestore, che valuta la pratica.

4. Sicurezza e prevenzione abusi

Base giuridica: Legittimo interesse alla salvaguardia dell'infrastruttura (Art. 6, par. 1, lett. f, GDPR).

5. Account degli operatori e supporto operativo

Base giuridica: per gli account, legittimo interesse dell'associazione titolare ad autorizzare e controllare gli accessi dei propri operatori; per il supporto, legittimo interesse del Gestore a risolvere le segnalazioni (Art. 6, par. 1, lett. f, GDPR).

6. Adempimenti veterinari territoriali

Base giuridica: obbligo legale (Art. 6, par. 1, lett. c, GDPR) soltanto per i dati e le operazioni richiesti da una norma regionale o comunale che l'associazione individua per il singolo caso, ad esempio una comunicazione all'anagrafe territoriale. Nei testi nazionali verificati non risulta un obbligo generale di registrazione dei gatti; il portale non trasmette dati alle anagrafi.

7. Cartografia pubblica

Base giuridica: legittimo interesse a mostrare dove si trovano le sedi delle associazioni (Art. 6, par. 1, lett. f, GDPR). La mappa usa dati OpenStreetMap che il server del portale scarica e conserva: il tuo browser non contatta servizi esterni. Per collocare una sede sulla mappa, il server cerca le coordinate del suo indirizzo, che è un dato dell’associazione, presso il servizio di ricerca di OpenStreetMap Foundation.

8. Storie di adozione

Base giuridica: consenso della famiglia, dato dal collegamento personale sulla storia completa e revocabile in qualsiasi momento senza pregiudizio per la pubblicazione già avvenuta (Art. 6, par. 1, lett. a, e Art. 7 GDPR; per le immagini anche art. 96 della legge 633/1941). Senza consenso sul contenuto attuale la storia non compare sul sito. Facoltativo: il rifiuto non incide sull'adozione. Titolare: l'associazione. Destinatari: chiunque visiti il sito, quindi anche fuori dall'Unione europea, per titolo, racconto, nome pubblicato e fotografie; nome ed email di chi dà il consenso restano riservati agli operatori abilitati e al gestore come responsabile.

9. Profili pubblici degli operatori

Base giuridica: consenso esplicito dell'operatore, dato soltanto da lui nel proprio profilo con scelte separate per profilo e recapito e revocabile in ogni momento (Art. 6, par. 1, lett. a, e Art. 7 GDPR). Nome e ruolo, e separatamente il recapito, compaiono sulla pagina dell'associazione. Facoltativo: senza profilo pubblico l'account funziona allo stesso modo. Destinatari: chiunque visiti il sito; l'amministratore dell'associazione può solo ritirare la visibilità.

4 Cookie

Il sito usa soltanto cookie e strumenti tecnici, necessari a farlo funzionare: per questo non ti chiede il consenso. Non usa cookie di profilazione, statistiche di terze parti, pixel pubblicitari o pulsanti dei social network. L’elenco completo, con finalità e durata di ciascuno, è nella cookie policy.

5 Conservazione dei dati

I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità connesse all'adozione:

Richieste di adozione: i dati identificativi vengono anonimizzati dopo 12 mesi dalla chiusura; messaggi, allegati e collegamenti vengono rimossi nello stesso passaggio.
Candidature: i dati identificativi vengono anonimizzati dopo 12 mesi dall’archiviazione; messaggi e relativi allegati vengono rimossi.
Adesioni non attive: le pratiche rifiutate o approvate senza attivazione vengono anonimizzate dopo 12 mesi dalla chiusura, insieme a messaggi e documenti residui.
Collegamenti personali alla pratica: validi al massimo 60 giorni dall'invio e comunque non oltre 30 giorni dalla chiusura della pratica, salvo annullamento anticipato; decadono con la pratica.
Email inviate: il testo del messaggio viene cancellato dopo 14 giorni, i soli dati di consegna dopo 90 giorni.
Registri delle operazioni e di sicurezza: conservati per un massimo di 12 mesi, poi cancellati automaticamente.
Prova dell'accettazione delle condizioni d’uso: quando invii una richiesta registriamo la versione delle condizioni che hai accettato, la data, l'ora e l'indirizzo da cui è arrivata l'accettazione. Servono a dimostrare che cosa è stato accettato e quando. L'indirizzo viene cancellato insieme agli altri tuoi dati quando la pratica viene anonimizzata; versione e data restano.
Storie di adozione: la revoca del consenso toglie subito la storia dal sito; testo e fotografie vengono cancellati entro 30 giorni. Della richiesta resta per 5 anni dalla revoca o dall’eliminazione della storia solo la prova minima del consenso (versione, date e impronta), senza nome né email.
Account operatori: conservati per conto dell'associazione fino all'offboarding che elimina l'utenza; la disattivazione sospende l'accesso ma non cancella lo storico necessario alla gestione del rapporto.
Profili pubblici degli operatori: tolti dal sito appena la persona o l'amministratore li disattivano, e comunque con l'eliminazione dell'account. Della scelta resta per 5 anni dal ritiro o dall'eliminazione solo la prova minima del consenso (versione, scelte, date e impronta).
Cambio dell'email di accesso: il nuovo indirizzo in attesa e l'impronta del collegamento di conferma valgono 24 ore e vengono rimossi alla conferma o all'annullamento.
Richieste di supporto: oggetto, pagina di provenienza, autore, conversazione e schermate vengono cancellati o anonimizzati 90 giorni dopo la chiusura della richiesta; restano solo categoria, associazione, stato e date. Se la richiesta è oggetto di una contestazione, il gestore può sospendere la cancellazione registrandone il motivo, e la riattiva quando la contestazione si chiude.
Documenti degli operatori invitati: documento d’identità e designazione non sono caricati nel portale; tempi e modalità di conservazione sono stabiliti dall’associazione che li verifica e conserva.
Documenti delle associazioni: statuto e accordo DPA restano finché dura il rapporto; le versioni respinte o superate vengono eliminate dopo 12 mesi.
Copie di sicurezza: il portale salva una copia completa di dati e allegati, conservata per 7 giorni e poi cancellata automaticamente. Aruba esegue anche il Backup MySQL, conservato per 7 giorni con rotazione settimanale e sovrascrittura ciclica, e il Backup Spazio Web con copia giornaliera sovrascritta il giorno successivo e copia settimanale (con retention massima di 7 giorni). Le condizioni Aruba prevedono inoltre copie periodiche dell'intero storage per il ripristino del servizio, allineate alla medesima finestra temporale di rotazione e conservate nei data center italiani del fornitore. I backup dello spazio web comprendono l'intero hosting, inclusi allegati, upload e la cartella privata delle copie create dal portale. Le copie servono a garantire la continuità operativa e il ripristino dopo un guasto o un errore.
Documento d’identità per firma autografa: eliminato dopo la verifica positiva; dopo un esito negativo o la chiusura negativa senza verifica entro 30 giorni; se la pratica resta senza decisione, entro 3 mesi dal caricamento. Restano soltanto impronta, esito, verificatore e data.

La cancellazione periodica viene eseguita a livello di database secondo policy predefinite.

6 Destinatari dei Dati e Trasferimento all'Estero

I dati personali raccolti non sono diffusi né comunicati a terzi estranei. Possono essere trattati unicamente da:

I volontari e gli operatori formalmente autorizzati dell’associazione che gestisce la pratica.
Il gestore del portale, come responsabile per le pratiche e gli account affidati dall'associazione e come titolare per sicurezza del portale, log anti-abuso e Supporto.
Il fornitore di hosting e posta elettronica (Aruba S.p.A.), che tratta dati, allegati e copie di sicurezza per conto del gestore presso data center situati interamente in Italia (Arezzo e Ponte San Pietro, BG), senza trasferimenti verso paesi terzi al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
OpenStreetMap Foundation fornisce al server del portale le immagini della mappa e le coordinate degli indirizzi delle sedi, senza ricevere dati dei visitatori né delle pratiche.
La piattaforma esterna scelta per un contributo volontario al portale (link «Sostieni il portale»), come titolare autonomo dei dati di pagamento che le fornisci: il portale non riceve né conserva dati di pagamento.

Il portale non invia i dati della tua pratica a servizi cartografici; la localizzazione effettiva degli archivi e dei backup Aruba è interamente in Italia (Arezzo e Ponte San Pietro, BG), senza trasferimenti verso paesi terzi. OpenStreetMap Foundation, con sede nel Regno Unito, riceve soltanto le richieste del server del portale: immagini della mappa e coordinate degli indirizzi delle sedi delle associazioni.

7 Diritti dell'Interessato (Artt. 15-22 GDPR)

In ogni momento, l'interessato può esercitare nei confronti del Titolare i seguenti diritti garantiti dal GDPR:

Diritto di Accesso (Art. 15) Conferma se sia o meno in corso un trattamento di dati personali.

Diritto di Rettifica (Art. 16) Aggiornamento tempestivo o correzione dei dati inesatti.

Diritto alla Cancellazione (Art. 17) Cancellazione dei dati quando ricorrono i presupposti previsti dall’art. 17, fatti salvi gli obblighi e le eccezioni di legge.

Diritto di Limitazione (Art. 18) Limitazione del trattamento in caso di contestazioni o verifiche.

Diritto alla Portabilità (Art. 20) Ricezione dei dati forniti in formato strutturato nei casi previsti dall’art. 20.

Diritto di Opposizione (Art. 21) Opposizione, per motivi legati alla propria situazione particolare, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse.

Revoca del consenso (Art. 7.3) Dove il trattamento si fonda sul consenso, come per le storie di adozione e i profili pubblici degli operatori, puoi revocarlo in qualsiasi momento. La revoca vale da quel momento in avanti e non rende illecito quanto fatto prima.

Reclamo al Garante Se ritieni che il trattamento violi il GDPR puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Art. 77) o rivolgerti al giudice (Art. 79).

Per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere all'associazione titolare oppure al canale centrale privacy@adottaunmicio.it, indicando il tuo nome e la richiesta specifica. Il canale centrale è controllato dal gestore ogni giorno lavorativo: ogni richiesta viene registrata e, se riguarda dati di cui è titolare un'associazione, inoltrata a quest'ultima entro due giorni lavorativi. La risposta arriva entro un mese dalla ricezione, prorogabile nei casi previsti dall'art. 12.3 GDPR.

Se i dati vanno dati per forza. Nessun dato è chiesto dal portale per obbligo di legge, salvo quanto l'associazione deve raccogliere per una norma territoriale individuata nel caso concreto: sono i moduli a chiedere il minimo necessario per rispondere. Nei moduli i campi obbligatori sono contrassegnati; senza di essi la richiesta non può essere presa in carico, perché l'associazione non avrebbe come ricontattarti. Tutti gli altri campi sono facoltativi e non lasciarli compilati non comporta alcuna conseguenza. Il documento d'identità di chi impegna giuridicamente un’associazione resta necessario nei casi indicati dal modulo di adesione. Per gli operatori invitati la verifica avviene invece presso l'associazione, senza caricare il documento nel portale.

Decisioni automatizzate. Il portale non prende decisioni automatizzate sulle persone e non esegue profilazione ai sensi dell'art. 22 del GDPR: richieste e candidature sono valutate dall’associazione, le adesioni dal Gestore.

8 Area Pubblica della Pratica e Collegamento Personale

Chi invia una richiesta di adozione, una candidatura o una pratica di adesione riceve via email un collegamento personale alla propria pratica. Serve a rileggere la conversazione e a rispondere senza un account durante la valutazione. Gli operatori ricevono invece dall’associazione le credenziali provvisorie del proprio account.

Che cosa mostra: riferimento della pratica, gatto o tipologia della candidatura, associazione, stato, messaggio iniziale e i soli messaggi visibili all'interessato. Non mostra note interne, nominativi dei volontari né dati di altre pratiche.
Chi può aprirla: chiunque abbia quel collegamento. È l'equivalente di una chiave: va tenuto per sé e non inoltrato.
Quanto dura: 60 giorni dall'email che lo contiene mentre la pratica è aperta, e in ogni caso non oltre 30 giorni dalla data in cui la pratica viene chiusa: vale la scadenza che arriva prima. Ogni nuova email dell'associazione ne porta uno nuovo, e i precedenti continuano a funzionare fino alla loro scadenza. La pagina della pratica mostra la data oltre la quale il collegamento smette di funzionare.
Come si annulla: su richiesta dell'interessato, o per decisione dell'associazione, tutti i collegamenti attivi vengono annullati immediatamente — anche per chi ha già la pagina aperta — e all'indirizzo email della pratica ne viene inviato uno nuovo.
Immagini: chi risponde può allegare fino a tre immagini per messaggio. Restano in un'area non pubblica del server, non vengono allegate alle email agli operatori e sono cancellate insieme alla pratica.

Il collegamento non è conservato in chiaro: il portale ne custodisce solo un'impronta crittografica, quindi non è in grado di mostrarlo di nuovo né di recuperarlo. Il testo dell'email che lo contiene resta nella coda di invio solo per il tempo dei tentativi di consegna: viene cancellato appena il messaggio parte, oppure, se l'invio non riesce in modo definitivo, viene cancellato e il collegamento annullato. Le pagine della pratica non sono indicizzate dai motori di ricerca e non vengono conservate nella cache dei browser.

Per chiedere l'annullamento del collegamento, o la cancellazione della pratica, scrivi a privacy@adottaunmicio.it o direttamente all'associazione che segue la richiesta.

9 Come proteggiamo i dati

Il sito si apre soltanto con connessione cifrata (HTTPS).
Le password degli operatori sono conservate con cifratura irreversibile: nessuno, nemmeno il gestore, può leggerle.
Ogni operatore vede soltanto le pratiche della propria associazione e le funzioni consentite dal proprio ruolo; le operazioni amministrative restano registrate.
Allegati e documenti stanno in un’area del server non raggiungibile dal web e non viaggiano allegati alle email.
I collegamenti personali alle pratiche non sono conservati in chiaro, ma solo come impronta.
Le copie di sicurezza servono solo a ripristinare il servizio e si cancellano alle scadenze indicate al punto 5.

In caso di violazione dei dati il titolare la notifica al Garante e, se comporta un rischio elevato per i tuoi diritti, ti informa direttamente (Artt. 33 e 34 GDPR).

10 Aggiornamenti di questa informativa

Versione e data dell’ultimo aggiornamento sono indicate all’inizio della pagina. Le modifiche sostanziali vengono pubblicate qui con una nuova versione; se un cambiamento richiede il tuo consenso, te lo chiediamo di nuovo prima di applicarlo.